Regelmatig lezen we het weer: miljoenen ‘verspilt’ omdat een project niet succesvol opgeleverd wordt. En de methodieken, bedoeld om dit te voorkomen, worden in hoog tempo ontwikkeld en geïntroduceerd.
Waarom gaat het dan toch nog steeds regelmatig mis? In dit artikel neem ik u mee terug naar de basis van alle projecten en leg ik u uit waarom met de bovengenoemde methodieken niets mis is maar ze op zichzelf níet in staat zijn een project succesvol te maken.
Basis
Mijn eigen ervaring is dat wanneer ik voor een eerste gesprek bij een klant aan tafel ga zitten deze mij redelijk precies kan uitleggen wat de bedoeling is. Ze kunnen aangeven wat ze (in het geval van software-ontwikkeling) gebouwd willen hebben en hebben al een redelijk goed idee over hoe het gebouwd moet worden.
Dit klinkt goed, je kunt immers pas iets gaan ontwikkelen wanneer je weet wát er ontwikkeld moet worden en daar helpt de klant nu uitstekend bij. Bij vele projecten zie ik dat op basis van deze eerste input van de klant een ontwerp gemaakt wordt. De basis van het project is gelegd waarna het ontwikkelen kan gaan beginnen.
Natuurlijk is dit in de praktijk een uitgebreider en complexer proces dan hierboven omschreven maar dat valt niet binnen het kader van dit artikel.
Problematiek
Al in het eerste gesprek begint de ongelijkheid tussen klant en leverancier. De klant heeft namelijk al veel langer over het op te lossen probleem nagedacht, heeft zich waarschijnlijk ook al verdiept in mogelijke oplossingen en heeft zich al een beeld gevormd van ‘de wens’.
Ook heeft de klant veel meer kennis van zijn bedrijfsprocessen dan de leverancier.
De grootste valkuil waar men in deze fase in kan vallen is datgene wat de klant vraagt/wenst als ‘de basis’ te beschouwen. Wanneer je dit namelijk te makkelijk doet kun je, gebruik makend van de mooiste methodieken, je project perfect doorlopen maar alsnog niet opleveren wat de klant verder helpt. En dan begint het probleem pas echt, aanpassing op aanpassing, voortschrijdend inzicht en (het project duurt ook zo lang) zelfs een veranderde behoefte!
Oplossend vermogen
In de vorige alinea noem ik de voorsprong van de klant. Als leverancier kun je proberen om zo snel mogelijk op hetzelfde niveau te komen als de klant maar dat is nu juist niet datgene waarmee je een meerwaarde kunt tonen. Primair hoef je geen kennis te hebben van de problematiek of de specifieke bedrijfsprocessen. Veel belangrijker is om goed te luisteren en de klant mee terug te nemen naar de oorsprong. Help de klant om het eigen oplossend vermogen optimaal in te zetten en weer terug te gaan naar de behoefte die dit proces initieerde. Mijn methode om dit te doen maakt géén gebruik van recent opgedane vaardigheden. Sterker nog, ik beheers hem al sinds ik heel jong was. Ik vraag gewoon (en herhaaldelijk): waarom?
Waarom?
Te vaak zijn door de lange tijd die men met de problematiek worstelt in het denkproces al keuzes gemaakt en wegen afgesneden. Door de problematiek die in het eerste gesprek op tafel wordt gelegd als basis te nemen en dan niet vooruit maar achteruit te kijken en telkens ‘waarom?’ te vragen komen we langzaam maar zeker tot de kern, de oorsprong van het project.
Regelmatig merk ik dat een klant nadat we een ‘waarom’-sessie hebben gehad zelf verbaasd is over het resultaat. En niet zelden blijkt dat de problematiek waar het écht om blijkt te draaien een stuk simpeler en soms zelfs anders is dan wat de klant dacht voordat we de sessie hadden.
Conclusie
Door gebruik te maken van de kennis van de klant en niet blind te gaan op de door de klant geuite wens kun je een solide basis neerleggen voor een succesvol project. De kerngedachte is terug te gaan tot de oorspronkelijke wens (en soms nog verder). Pas daarna kunnen de verdere ideeën en gedachten gevalideerd worden ten opzicht van deze oorspronkelijke wens.
Ferry Onderwater is mede-oprichter van Arcencus B.V. Hij is sinds 1991 werkzaam in de ICT-branche en heeft een brede kennis, variërend van systeem- en netwerkbeheer tot software-ontwikkeling en management.